Три безжалостных ответа по email

Даже у лучших из нас случаются завалы в почтовом ящике от рекламных рассылок по базам BazaEmail. Иногда мы сохраняем письма, на которые пока не можем ответить, или храним их в качестве напоминания о том, что нужно сделать. Но вы ведь не проводите каждый день в отделении почты, пытаясь работать, и вы не сидите возле своего почтового ящика в подъезде в ожидании почтальона?

Сегодня мы не будем говорить о том, как разобраться в дебрях «Входящих» или о том, как сортировать письма по категориям. Вместо этого мы предложим три стандартных письма-ответа, которые помогут снизить поток входящих сообщений, что позволит вам забыть об электронном почтовом ящике и взяться, наконец, за работу. Каждый из этих ответов применим только в определенных условиях, которых, по большому счету, существует всего три:

1. Письмо требует последующей корреспонденции.
2. Последующая корреспонденция не обязательна.
3. Последующая корреспонденция не нужна.

Сохраните предложенные нами шаблоны в виде заметки или черновика, и не забывайте изменять соответствующие места в тексте, чтобы отвечать на входящие сообщения.

Первый сценарий: письмо требует последующей корреспонденции

«Спасибо за Ваше письмо. Я рад, что Вы смогли найти время, чтобы обратиться ко мне по вопросу (место для предмета обсуждения).
И хотя я заинтересован в Вашем предложении, на данном этапе мое время сильно ограничено. Я подумаю над Вашим предложением и отвечу Вам в течение «N» рабочих дней. Если Вам нужен мой ответ раньше, пришлите мне свое расписание, и я постараюсь решить эту проблему со своей стороны.
Еще раз спасибо за Ваше письмо. Я с нетерпением жду Вашего ответа».

Второй сценарий: последующая корреспонденция не обязательна

«Спасибо за Ваше письмо, посвященное (место для предмета обсуждения). Я рад, что Вы нашли время сообщить мне об этом.
К сожалению, сейчас я не могу заняться этим вопросом, так как другие дела требуют моего внимания.
Я благодарен за Ваше письмо и желаю Вам удачи с (место для предмета обсуждения)».

Третий сценарий: последующая корреспонденция не нужна

Сразу же удалите сообщение, это также послужит ответом.

Не используйте свой электронный почтовый ящик для планирования задач и управления проектами, для этого есть другие, куда более подходящие средства. Если вы не даете скапливаться своим письмам в почтовом ящике, не делайте этого и с email. Это непрактично и непродуктивно, поэтому отвечайте на входящие сообщения быстро, чтобы свести к минимуму завалы «Входящих». Выработайте в себе привычку не откладывать ответы на письма на потом и научитесь безжалостно удалять ненужную корреспонденцию.